2016年哈尔滨工业大学管理学院系秘书招聘公告

因工作需要，哈尔滨工业大学管理学院拟招聘系秘书一名，具体事宜如下：

一、岗位职责：

1、清楚了解本院及所在系的基本情况，掌握系内老师基本信息。

2、负责传达学院办公室、研究生培训部、专业学位教育中心、系主任和系内会议等各种通知并对相关工作进行记录、整理、存档。做到及时处理、及时传达、及时反馈。

3、协助系主任完成平时教学的各项工作，对每一年度的教学计划进行修改、录入、存档。对于本科生和研究生的试卷、报告、实习等材料进行整理、收集及管理。负责本科生和研究生的开题检查、中期检查、答辩等阶段的工作安排。

4、协助系主任对成教院教学调度的各项教学工作，完成每年的毕业论文答辩的安排。配合学院教师完成学校及院里关于教学方面的各项工作。

5、管理系里的邮箱，负责本系的报刊预订、分发、保管和来信登记及信件、资料等的分发工作。

6、协助系主任管理系内财产，包括财务报账及固定资产的管理。并在系领导的安排下，负责本系的办公用品领取、采购和保管。协助本系教师办理教学科研出差的订票工作，办理报销手续。

7、负责收集、整理系里老师每年的论文、科研项目、出版书籍、教材专著及科研处下发的统计的各种材料，协助院科研秘书完成归档工作。

8、负责做好系内的来访、接待、登记等工作，并能及时向系领导或当事人通报;

9、协助系领导对本系的日常卫生、换水、安全、防火等工作进行监督、检查，发现问题及时解决并上报。

10、协助学院办公室、院工会和离退休老师等工作的落实。

11、为系里教师提供各项资料、数据的查询。做好学院办公室和各位教师交办的其他临时性工作。

12、随时按学院的要求，协助学院、各系和中心组织的各项大型会议等的各项服务工作。

13、认真完成在本系进行的工程硕士、博士等的答辩前的设备准备工作。

14、遵守学校和学院的各章规章制度。